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利用Google日历安排工作计划

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适应范围:
建议只使用在2-10人的小型团队或个人生活使用,适合于大项目的向下分解新任务,如果更多的人使用需要更好的规划,比较明显的作用是消息的提醒通知和反馈

目的:  
 
 1 清晰每个人的工作任务,集中事先安排任务,便于大项目工作的向下分解,方便任务落实到每一天,和小时时段

 2  方便群发邮件和群发短消息;

 3 自动提醒到每日工作,可以及时的提醒用户事情的进展情况,和即将要做的事情.可以通过电子邮件通知

 ,还可以用手机短信通知,并邮件能汇总通知每个人每日应该完成的事情;也能通知到变更;自动化工作使用将大大减少沟通

需要的时间,减少重复劳动;

 4 能搜索之前,或最近的安排

 5 方便对相关的Task进行评论,加强大家的互动沟通

 6 从公司的和项目组的角度来说,有利于积累项目的经验累积

7 能方便的从OutLook导入,导出日历数据,在异地,无电脑的情况下也方便的安排项目计划

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下面将以我的实际工作为例,展现其功能:

我在一家软件公司主要做项目进度管理方面的工作,日常的工作:

一方面是开发,把项目划分成一个个小的任务(Task),安排好工作计划,跟踪项目进度,向部门

经理和系统分析员报告项目的进展情况

另一方面是接收运行中反馈回的Bug和解决这些bug.

 

现有的方法是使用DotProject 来管理项目开发相关的工作,但是没有自动提醒功能;此外,与开发项目无关的一些工作,例

如查询Bug,安排小组工作例会,新技术的学习和使用就不是很方面加入DotProject 的日程管理里(是里面的记录是按项目

来划分单位的)

现有的工作流程是:

- >先在Project上分解项目为独立的任务;

- >计划好每个任务的审核,沟通,开发,测试,准备实施文档时间;

- >如果有Bug反馈过来,我将Bug反馈给相关人员,确定查找,修改,发布的时间;

- >开发组每个人撰写工作日报,把明天工作的内容和项目进度情况汇报过来,在每天5点前以邮件的形式发
   送给我,同时抄送给小组其他的工作成员;

- >我再汇总工作日报,发送给部门经理和相关的系统分析员


 
同时每天需要分配安排小组成员工作和提醒的事情非常多,就需要一个好的日历软件来管理提醒和汇总每

天的工作,同时也方便查询

Google日历免费而且强大,我现在选择他来进行一些自动化提醒工作,和汇总每天的工作;

在基于不增加多少开发工作人员工作量的情况下,让提醒,汇报更自动化,更有人性化.

 

我的方法是:
1 先Google日历上建立一个公共日历,名字叫工作日历,共享给参与我项目相关的人,其他人如果也注册了日历,将在自己的日历上看到共享的工作安排

2 能提醒小组需要的每天可能接手的工作,每日能以每日日程的形式发送给相关人员;(每日汇总需要注册Gmail,想手机短消息提醒日程需要手机注册,但手机不支持每日汇总发送)

3 同时能提醒参与人能主动反馈今天做的工作,再邮件汇总;根据任务的完成情况,修改共享日历,安排下一日的工作 ;同时相关同事能对项目进展情况进行评论 。

 

实施这部分工作后,工作流程就变成了:
- >工作前一周/月计划新增工作计划到Google日历上
- >Google发送邮件每日提醒 ,日常重要的事情邮件或短消息5分钟提醒相关人员
- >如果有Bug 过来,还是先安排给相关的开发人员查找原因,如果需要做代码更改,同时通知到设计,测试,实施人员;
- >开发组每个人撰写工作日报,把明天工作的内容和项目进度情况汇报过来,在每天5点前以邮件的形式发
   送给我,同时抄送给小组其他的工作成员;
- >我再汇总工作日报,发送给部门经理和相关的系统分析员
- >相关同事可以对Gooogle日历上的任务,Bug进行评论
- >修改项目变更,安排下一步工作

新流程图如下:

使用后可能的影响:
1 每一个人对自己手上需要进行的工作和进度更明确,项目将更有序
2 团队沟通将更紧密
3 安排计划的人员开始工作量将有少量的增加
4 如果使用不当,工作将会变得机器化,计划安排得太满,人工作容易疲倦,这需要项目安排者多注意安排适量的项目总结和代码重构,以及学习,休息时间;我觉得这些可以安排在项目完成的后和每周的周五;
5 如果使用不当,有可能等待任务分配的人员会只做每日工作邮件和通知的事情,而不能发挥自己的主观能动性;需要项目安排者观察这种现象的发生,以适当的方式鼓励在完成好自己工作的同时,对工作有合理化建议,优化工作流程和方法;
6 注意Google日历的安全性,只与部分人共享项目信息

小技巧:
1 导出 Google 日历数据 在 http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37111&topic=8566
  outlook 日程导出 在 http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=36608&ctx=sibling (我还未尝试过)
2 日历快捷键: http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37034&topic=8556
3 如何隐藏周末 http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37075&topic=8557
4 日历可以Google桌面集成显示,需要先安装Google桌面 ,并安装相应的日历插件,
  也可以通过静态页面查看每日工作:http://www.google.com/calendar/embed?src=jchdong%40gmail.com
5 可以选择日程,看每天所有的内容,也很方便的支持打印

最后,我也是才开始使用,希望大家能多多提些建议,让这个工具功能发挥更强大

btw:本来最近准备买智能手机,看中的最主要功能就是有安排提醒的功能,有了google日历的免费短消

息提醒功能,觉得这个现在已经不是主要要考虑的功能了,买一个经久耐用,娱乐功能好的手机就可以了

现在推行这一流程更改,遇到一些问题,

 因为项目组成员相隔比较近,项目组成员还是习惯用Project,邮件的方式安排工作任务,新功能邮件每日提醒和短消息提醒,感觉功能作用不是很明显;但我想如果项目组不在一个地方的时候,用这个发布消息相对还是比较方便的

看来改变,优化之前的流程还是有些难度的;

使用Google日历的朋友还可以参考这篇文章
http://www.cnblogs.com/IT-Server/archive/2007/09/07/795174.html

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nmei\u7f8e\u5973\u56fe\u5e93

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